Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste   

Laatimispäivä 1.10.2019, muokattu 5.11.2019

1. Rekisterinpitäjä

Olympiakomitean yhteystiedot:

Suomen Olympiakomitea ry

Valimotie 10, 00380 Helsinki

2. Tähän rekisteriin liittyvissä rekisteriasioissa vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Antti Paananen, urheiluakatemiaohjelman johtaja, Huippu-urheiluyksikkö, Suomen Olympiakomitea ry
antti.paananen@olympiakomitea.fi
p. +358 44 541 3651

3. Rekisterin nimi

Urheiluakatemiapulssi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Urheiluakatemiapulssi on urheiluakatemioiden ja valmennuskeskusten toimintatietojen yhteinen tietokanta. Urheiluakatemiapulssin tietojen täyttämisestä ja ajantasaisuudesta vastaa urheiluakatemia/valmennuskeskus. Urheiluakatemiapulssin tietoja pääsevät tarkastelemaan Opetus- ja kulttuuriministeriö, Olympiakomitean huippu-urheiluyksikkö sekä Huippu-urheilun instituutti KIHU. Tietoja käytetään vuosittain osana Opetus- ja kulttuuriministeriöltä haettavaa toiminnan kehittämisavustusta ja Olympiakomitean johtaman urheiluakatemia- ja valmennuskeskustoiminnan kehittämistä. Lisäksi tietoja hyödynnetään seurannassa ja raportoinnissa sekä urheiluakatemian/valmennuskeskuksen omassa käytössä seurantatietona.

Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimus- ja kehittämissäätiö sr voi luoda Olympiakomitean ja/tai lajiliittojen lukuun työkaluun syötetyistä tiedoista yhteenvetotietoa, jota voidaan hyödyntää Olympiakomitean, urheiluakatemioiden ja valmennuskeskusten kehitystyössä. Lisäksi tietoja käytetään rekisterinpitäjien toiminnan suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja johtamiseen. Tietoja käytetään tilasto- ja tutkimustarkoituksessa ilman rekisteröidyn yksilöintitietoja. Lisäksi rekisteritietoja voidaan käyttää virallisissa raporteissa kolmansille osapuolille. Tällöinkin huomioidaan henkilötietojen asianmukainen tietosuoja ja soveltuva lainsäädäntö, eikä tietoja lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille muodossa, joka mahdollistaa yksittäisen rekisteröidyn tunnistamisen.

Kerättyjä tietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Urheiluakatemiapulssi koostuu 11 kokonaisuudesta: Perustiedot, urheilijat, lajit, valmentajat, asiantuntijat, erityistehtävä, oppilaitokset, muut kumppanuudet, leiritykset, olosuhteet, taloustiedot. Kaikki pyydetyt tiedot tulee täyttää ja ne säilyvät tietokannassa sekä ovat muokattavissa ja päivitettävissä.

Tähdellä merkityt kohdat huomioidaan Opetus- ja kulttuuriministeriöltä haettavassa kehittämisavustuksessa. Urheiluakatemiapulssi sulkeutuu vuosittain samalla, kun kehittämisavustuksen haku päättyy ja avautuu uudestaan kun päätökset kehittämisavustuksen jakamisesta on tehty. Muutoin urheiluakatemiapulssi on aina avoinna tietojen täydentämistä ja päivittämistä varten.

Rekisteri sisältää seuraavan urheiluakatemiaan tai valmennuskeskukseen liittyvien henkilöiden tietoja:

• Henkilöstön, urheilijoiden valmentajien ja asiantuntijoiden etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite sukupuoli ja yhteys urheilulajiin.

Tiedot, joita edellytetään työkaluun täytettävän OKM avustuksen hakua varten, on merkitty tähdellä.

Kun lomaketietoja päivitetään, jäävät aiemmat tiedot talteen, mahdollistaen työkalun hyödyntämisen tietojen seurannassa.

Urheiluakatemiapulssi –työkalun käytöstä kertyy tietoturvasyistä myös käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen lähettämät tekniset tunnistetiedot kuten IP-osoite, päätelaitteen valmistaja ja internet-selaimen ohjelmistoversio.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Urheiluakatemiapulssi-työkaluun avataan kysely kerran vuodessa. Henkilötietojen säilytysaika on tallentamisvuosi ja sen jälkeiset viisi vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan.

Kaikki yllä mainitut tiedot säilytetään kuitenkin tutkimuskäyttöön ilman yksilöintitietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään säännönmukaisesti urheiluakatemioiden henkilöstöltä.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen vastaanottajien ryhmät

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa seuraavasti:

• Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja pakottavaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen nojalla, tai

• Muissa tapauksissa rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen rekisteritietoja saatetaan säilyttää rekisterinpitäjän käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Käsittelytehtäviä voidaan myös muilta osin ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Urheilijan Pulssin –työkalun osalta ulkopuolisena palveluntarjoajana toimii Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimus- ja kehittämissäätiö sr ja Suomen Paralympiakomitea ry.

9. Tietojen luovutukset EU ja ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää ja luovuttaa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisin edellytyksin ja vaadittuja suojatoimia, kuten EU:n mallisopimuslausekkeet, käyttäen. Lisätietoa käytettävistä suojamekanismeista on saatavilla tämän tietosuojaselosteen 2. kohdassa esitettyjen yhteystietojen kautta.

10. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa laissa säädetyin perustein.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista esimerkiksi silloin, kun tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Urheilijan ja valmentajan tulee huolehtia siitä, että työkaluun tallennetut tiedot ovat ja pysyvät virheettöminä ja ajantasaisina.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. 

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jonka osapuoli rekisteröity on, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12. Yhteydenotot ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi esittää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä sekä käyttää oikeuksiaan tämän tietosuojaselosteen 2. kohdassa esitettyjen yhteystietojen kautta, riippumatta siitä kuka toimijoista on kyseessä olevien henkilötietojen rekisterinpitäjä.